Penambahan User baru dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu :
- Tahap Membuat User
- Tahap Pemberian Level Akses
- Tahap Pemberian Otorisasi Menu
Tahap 1 : Tahap Membuat User
Untuk membuat User baru dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Pada Menu Utama, pilih dan klik Pemeliharaan Sistem > Setup User.
- Pada menu Setup User, pilih dan klik tombol New. Lalu pada Setup User Baru, masukkan Nama serta Password untuk user baru tersebut, kemudian pilih dan klik tombol OK.
Tahap 2 : Tahap Pemberian Level Akses
Untuk memberikan Level Akses dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Pada Menu Utama, pilih dan klik Pemeliharaan Sistem > Setup User Level Akses.
- Pada Setup User Level Akses, cari user yang baru dibuat sebelumnya pada bagian User Name. Misalnya penambahan User Name dengan nama Ali.
- Masukkan Level Akses yang dapat di-akses oleh user tersebut pada kolom Level Akses. Misalnya Ali hanya dapat mengakses pegawai dengan level Staff dan Non-Staff.
- Pilih dan klik tombol Close untuk keluar dari menu Setup User Level Akses.
Tahap 3 : Tahap Pemberian Otorisasi Menu
Untuk memberikan otorisasi menu – menu yang dapat diakses oleh user tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Pada Menu Utama, pilih dan klik Pemeliharaan Sistem > User Permission.
- Pada Setup User Permission, pilih dan klik user yang baru dibuat sebelumnya pada bagian User Name. Kemudian pilih Form pada Object Type.
- Pada bagian Task berisikan semua Menu yang tersedia pada Krishand Payroll. Berikan tanda centang pada kolom Open, Insert, Update atau Delete jika user tersebut diberikan akses terhadap menu – menu tersebut. Setelah bagian Form selesai, ubah bagian Object Type dari Form menjadi Report. Berikan tanda centang pada kolom Open, jika user tersebut dapat mengakses laporan – laporan tersebut.
Jika user tersebut dapat mengakses semua menu dan semua laporan yang ada di dalam Krishand Payroll, pilih dan klik tombol Grant Full Access.
Jika user tersebut dapat mengakses menu – menu tertentu seperti user lain yang telah di-setting sebelumnya, pilih dan klik tombol Copy Permission. Misalnya, User Name : Ali hanya bisa mengakses seperi User Name : Demo maka :
- a. Klik Ali pada bagian User Name, lalu pilih dan klik tombol Copy Permission .
- b. Pada menu Copy User Permission, pilih user name sesuai dengan asal user permission yang mau di copy. Dalam contoh : Ali diberikan hak akses seperi dengan user name Demo, maka pilih pada User Name adalah Demo.
- c. Pilih dan klik tombol OK.
- Pilih dan klik tombol Close untuk keluar dari menu Setup User Permission.