Dapat dipastikan seluruh perusahaan memiliki human resources dan payroll system. Hanya saja dalam bentuk yang berbeda-beda. Human resources & Payroll system memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan kelangsungan hidup karyawan. Karyawan sebagai pekerja, harus menerima gaji yang sesuai. Hal ini memiliki kaitan erat dengan kesejahteraan karyawan di perusahaan serta tingkat turn over karyawan dalam sebuah perusahaan. Meskipun seluruh perusahaan memiliki human resources dan payroll system, mereka memiliki sistem atau metode yang berbeda-beda. Oleh karena itu kualitas yang dihasilkan pun juga berbeda. Beberapa perusahaan menggunakan software, bahkan tidak jarang juga beberapa perusahaan menggunakan secara manual melalui Excel. Sebagai contoh, pada perusahaan A memiliki sistem HR & payroll yang sudah terbagi dengan jelas. Biasanya HR ditangani oleh HR Staff dan admin, sedang Payroll ditangani oleh personalia atau admin payroll. Sedangkan perusahanaan B owner secara langsung menjalankan sistem HR & payroll, dan hanya dibantu oleh seorang admin. Tentu dalam hal ini Anda dapat melihat tingkat efektifitas kerja antara kedua perusahaan tersebut.
Dari perbandingan kedua buah perusahaan, maka sangat tampak bahwa semakin banyak karyawan yang harus ditangani, maka harus dilakukan pembagian antara HR dan payroll system. Berikut ini merupakan 6 hal utama pentingnya HR dan payroll system:
- Jantung Perusahaan
HR dan Payroll system merupakan sistem utama perusahaan. Oleh karena itu mengapa saya menyebutnya sebagai “jantung perusahaan”. Hal ini dikarenakan HR dan Payroll system mengatur segala hal yang terkait dengan karyawan, selain itu juga memiliki rekam data terkait dengan karyawan, sehingga dengan data tersebut maka dapat diperoleh rekam data yang menggambarkan kelangsungan perusahaan pada saat itu. Tentu saja HR dan Payroll system tetap harus dilengkapi dengan sistem perusahaan yang lain seperti sistem keuangan, produksi, dan lain sebagainya agar lebih efektif.
- Meningkatkan Efektifitas Kerja
Dengan memiliki HR dan Payroll system kinerja dalam sebuah perusahaan, khususnya bagian HRD akan lebih efektif. Terlebih jika HR dan Payroll system sudah menggunakan metode digital seperti software penggajian karyawan yang disediakan oleh KRISHAND Payroll. Dengan banyaknya karyawan yang terdapat di dalam sebuah perusahaan, tentu membutuhkan tempat penyimpanan berkas yang cukup banyak. Namun demikian, saat membutuhkan data karyawan tersebut, Anda tidak mungkin jika harus mencari di banyak tumpukan berkas karyawan. Cukup membuka HR dan Payroll system yang Anda miliki, maka data sudah dapat diperoleh. Dengan adanya HR dan Payroll system perusahaan dapat menghemat jumlah karyawan bagian HRD.
- Demografi Karyawan
Demografi karyawan dapat terlihat. Perusahaan memiliki berapa orang karyawan, bagian apa saja, jenis kelamin, tingkat pendidikan, usia, dan data lainnya. Sehingga dengan kelengkapan data yang disajikan tersebut, maka kinerja Anda dapat lebih mudah saat ingin melakukan pengaturan rencana kerja. Terlebih jika ada vacant position pada sebuah jabatan, Anda dapat dengan segera melakukan proses rekrutmen dan seleksi atau promosi jabatan.
- Rekam Data Pribadi Karyawan
Rekam data pribadi karyawan sangat penting dalam HR dan Payroll system. Beberapa perusahaan memberikan tunjangan kepada keluarga inti karyawan. Oleh karena itu, terkait dengan tunjangan yang diberikan, data pribadi karyawan harus dimiliki dengan jelas. Apakah karyawan tersebut sudah menikah atau belum, sudah memiliki anak atau belum, dan berapa jumlah anaknya. Sehingga tidak terjadi kekeliruan terkait pemberian tunjangan yang sudah menjadi hak karyawan.
- Mempermudah Sistem Pelaporan Kondisi Karyawan dan Perusahaan
Dengan adanya HR dan Payroll system yang jelas, Anda dapat dengan mudah melaporkan terkait kondisi karyawan dan perusahaan kepada manajemen. Sebagai contoh, Anda melaporkan gaji yang telah dibayarkan sehingga management dapat mempersiapkan anggaran gaji di bulan berikutnya, tunjangan yang telah diberikan seperti tunjangan hari raya maupun keluarga, karyawan yang melakukan klaim asuransi, dan sebagainya.
- Acuan Rencana Pengembangan Karir Karyawan
Dengan adanya HR dan Payroll system yang jelas, Anda dapat melakukan rencana pengembangan karir karyawan. Apabila ada vacant position, dan perlu dilakukan promosi, maka dapat dengan jelas siapa saja yang menjadi kandidatnya. Begitu juga ketika Anda memiliki program pengembangan seperti training. Maka dari HR dan Payroll system dapat dengan jelas melihat siapa saja yang perlu mengikuti, sehingga tepat sasaran dan tujuan.