Hubungi Kami

021-7363764
021-7355243
08 5678 19191 (Whatsapp) 0896 7373 8953 (Whatsapp)

Cara Melakukan Perhitungan WLA Suatu Jabatan

Sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk melakukan pengaturan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Hal ini dilakukan untuk menciptakan perusahaan yang efektif dan efisien. Karyawan adalah beban yang harus ditanggung oleh perusahaan. Perusahaan memberikan gaji yang sesuai dengan beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap karyawan. Oleh karena itu, jika perusahaan menggunakan banyak karyawan, dan ternyata tidak semua karyawan bekerja secara optimal, tentu saja perusahaan dinilai hanya membuang-buang biaya. Mestinya semua masuk dalam kata “pas”. Jumlah karyawan yang tidak lebih dan tidak kurang, dapat difungsikan secara optimal. Semua dalam kategori sesuai. Untuk mencapai kata “pas”, tentu perlu dilakukan sebuah upaya, yaitu melakukan analisa perhitungan beban kerja atau biasa disebut dengan work load analysis (WLA).

WLA merupakan suatu cara yang sistematis untuk memperoleh informasi terkait dengan tingkat efektivitas dan efisiensi kerja perusahaan atau organisasi berdasarkan volume kerja yang dilakukan. Ada beberapa dasar yang harus dipahami sebelum melakukan WLA, yaitu:

  1. Volume Kerja adalah sekumpulan tugas yang telah dijabarkan dalam uraian jenis kegiatan yang dapat diselesaikan dalam waktu 1 tahun.
  2. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata dipergunakan secara efektif dalam kondisi normal oleh pemegang jabatan untuk menyelesaikan pekerjaan.
  3. Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dengan norma waktu.
  4. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus digunakan untuk menjalankan tugas.
  5. Waktu luang (allowance) adalah jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif.

Data yang diperlukan untuk melakukan WLA

  1. Waktu tersedia
  2. Standar beban kerja
  3. List kegiatan pokok dan kuantitasnya selama 1 tahun
  4. Standar kelonggaran

Langkah-langkah WLA

  1. Menetapkan waktu kerja tersedia

Waktu yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dalam kurun waktu 1 tahun pada kategori pekerjaan yang diselesaikan oleh karyawan terkait.

Rumus: Hari kerja efektif x Jam kerja/hari

Hari kerja tersedia merupakan waktu yang digunakan untuk bekerja setiap harinya.

Hari kerja tersedia = (hari kerja-(jumlah hari off))xjam kerja/hari

  1. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Unit kerja merupakan bagian yang ada di dalam perusahaan. Biasanya, memiliki istilah departemen. Sedangkan kategori SDM adalah bagian dari departemen. Sebagai contoh di dalam Departemen Keuangan terdapat bagian kasir, administrasi keuangan, supervisor ekspor dan impor, administrasi ekspor dan impor, dan sebagainya.

  1. Menyusun standar beban kerja

Standar beban kerja adalah volume beban kerja selama 1 tahun dari sebuah jabatan. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya dan waktu yang tersedia dalam 1 tahun dari masing-masing jabatan.

  1. Menyusun standar kelonggaran

Standar kelonggaran merupakan waktu yang ditetapkan dimana seorang karyawan boleh tidak melakukan kegiatan produktif pada rentang waktu tersebut. Untuk menyusun standar kelonggaran diperlukan pengamatan di lapangan, wawancara dan catatan kerja. Sebagai contoh, karyawan yang bekerja sebagai sales lapangan yang harus mengunjungi setiap calon customer, tentu akan memiliki standar kelonggaran seperti berjalan, menunggu customer menemui di dalam rumah, dan sebagainya. Begitu juga seorang karyawan di bagian kantor, akan memiliki standar kelonggaran untuk ke toilet kurang lebih selama 5 menit.

  1. Perhitungan tenaga per unit kerja

Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja untuk diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja selama 1 tahun. Setiap perusahaan harus menyusun kebutuhan karyawan setiap unitnya, sehingga ketika melakukan proses rekruitmen dan seleksi dapat dilakukan dengan segera dan tidak terjadi kelebihan karyawan.

Dalam melakukan perhitungan WLA ada beberapa metode yang dapat dilakukan. Namun terlepas dari metode yang digunakan, melakukan verifikasi data antara data yang tertulis dan hasil pengamatan harus dilakukan secara mendetail. Hal ini bertujuan agar memperoleh hasil perhitungan yang akurat. Jangan sampai terjadi overload karyawan maupun overload beban kerja. Dampak berkepanjangan dapat muncul dikarenakan overload. Adapun dampak yang dapat ditimbulkan adalah sebagai berikut:

  1. Angka lembur yang tinggi dengan istilah lain overtime. Sehingga hasil produksi tidak maksimal dikarenakan stamina karyawan yang bekerja cenderung memiliki batas maksimal. Semakin lama waktu kerja, maka produktifitas cenderung semakin menurun.
  2. Munculnya karyawan yang tidak produktif dikarenakan beban kerjanya sedikit. Hal ini menunjukkan perusahaan kelebihan karyawan, sehingga perlu dilakukan pembagian pekerjaan secara merata, jika perlu juga dilakukan mutasi kebagian lain. Jika memang sudah tidak ada tempat, maka sebagai alternatif terkahir perusahaan dapat meliburkan atau mem-PHK karyawannya.

Demikianlah pembahasan mengenai dasar melakukan WLA yang dapat dilakukan pada perusahaan.

1 comment to Cara Melakukan Perhitungan WLA Suatu Jabatan

  • zaskia

    hi,

    terkait artikel diatas, saya ingin mengetahui apa saja metode2 yg dapat digunakan untuk melakukan perhitungan WLA?
    THANKS

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>