Hubungi Kami

021-7363764
021-7355243
08 5678 19191 (Whatsapp) 0896 7373 8953 (Whatsapp)

Langkah-langkah Melakukan Penyusunan Struktur Organisasi

Perusahaan merupakan salah satu bentuk organisasi yang memiliki sistem kompleks. Dengan adanya sistem yang kompleks tersebut, tentu diperlukan suatu pengaturan yang sistematis agar perusahaan dapat mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan. Selain menentukan langkah-langkah menciptakan budaya organisasi, langkah lainnya adalah menyusun struktur organisasi. Struktur organisasi adalah syarat mutlak yang harus dimiliki oleh organisasi yang sehat. Mengapa? Karena, dengan adanya struktur organisasi maka anggota dalam organisasi yaitu karyawan dapat mengetahui jenjang jabatan, jenjang karir, dan job description yang seharusnya dikerjakan.

Struktur organisasi merupakan salah satu cara agar perusahaan dapat mengatur sumber daya manusia yang dimiliki secara efisien. Dengan adanya struktur organisasi, diharapkan nantinya akan semakin meningkatkan kesadaran dan komitmen karyawan agar dapat memberikan performa kerja yang optimal. Mungkin beberapa di antara Anda pernah menemui sebuah perusahaan yang terlihat kurang efektif. Setelah dilakukan tinjauan lebih jauh ternyata bukan karena faktor di luar perusahaan, namun malah lebih disebabkan struktur organisasi perusahaan yang dinilai belum tepat. Ada banyak permasalahan yang mungkin dapat ditimbulkan jika perusahaan masih belum memiliki struktur organisasi yang tepat, yaitu:

  1. Diperlukan energi ekstra untuk mensosialisasikan budaya perusahaan sekaligus job description dari masing-masing karyawan. Dampak jangka panjang yang ditimbulkan adalah waktu kerja yang dimiliki tidak digunakan secara efektif.
  2. Alur koordinasi seringkali terhambat dan terhenti di satu orang. Hal ini bukan disebabkan oleh kemampuan komunikasi yang kurang, melainkan kesadaran akan tanggung jawab tugas yang masih kurang. Oleh karena itu, adanya struktur organisasi berfungsi untuk memperjelas alur instruksi dan kesadaran akan tanggung jawab masing-masing karyawan.
  3. Urusan yang hanya terpusat kepada satu orang saja. Mungkin Anda bisa membayangkan bagaimana jika sebuah perusahaan tidak memiliki struktur organisasi. Saat dihadapkan dengan berbagai macam urusan, pemimpin atau pemilik perusahaan akan menangani segala macam urusan dari yang paling kecil hingga urusan yang paling penting. Hal ini tentu saja tidak efektif. Dengan adanya struktur organisasi, alur koordinasi dan tanggung jawab jelas. Sebagai contoh, jika urusan bayar membayar dengan customer, tentu saja tidak harus membutuhkan persetujuan pemimpin atau pemilik perusahaan. Cukup dengan pimpinan bagian keuangan yang telah diberikan tanggung jawab. Dengan demikian alur kerja dalam perusahaan akan lebih terarah dan efektif.
  4. Tanggung jawab kerja yang kurang terkontrol. Pada contoh nomer 3 disebutkan bahwa untuk urusan keuangan cukup melalui persetujuan pimpinan bagian keuangan. Bagi perusahaan yang sudah memiliki struktur organisasi yang sesuai, pemilik atau pimpinan perusahaan tidak perlu susah payah saat ingin melakukan kontrol terhadap keuangan perusahaan. Cukup meminta laporan dari pimpinan bagian keuangan. Berbeda jika masih belum memiliki struktur, semua akan terpusat di pimpinan dan data bisa dipastikan akan kacau balau.
  5. Memungkinkan terjadinya salah tafsir kebijakan. Ketika perusahaan belum memiliki struktur organisasi yang jelas, tentu saja pembagian jabatan dan tanggung jawab tugas juga dinilai masih belum jelas. Sehingga saat dikeluarkan kebijakan dari manajemen akan rentan memunculkan salah tafsir sehingga situasi lingkungan kerja menjadi tidak kondusif. Oleh karena itu diperlukan struktur organisasi agar kebijakan yang dikeluarkan oleh manajemen tertuju pada pihak yang tepat.

Setelah mengenal permasalahan yang mungkin muncul akibat dari perusahaan belum memiliki struktur organisasi yang sesuai, atau bahkan malah belum memiliki, saatnya kita membahas bagaimana cara menyusun struktur organisasi yang tepat. Ada 5 aspek yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi, yaitu:

  1. Kesesuaian dengan visi dan misi perusahaan
  2. Beban jabatan
  3. Uraian tanggung jawab kerja
  4. Wilayah kerja
  5. Usia dan jenis kelamin pemegang jabatan

Setelah Anda memiliki data yang sesuai terkait dengan 5 aspek tersebut, Anda dapat mulai menyusun struktur organisasi. Namun jika Anda belum memiliki data yang lengkap, maka Anda harus melengkapi data terlebih dahulu. Ada 5 langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun struktur organisasi, antara lain:

  1. Melakukan identifikasi proses bisnis

Pada tahapan ini, Anda harus dapat melihat bagaimana visi dan misi perusahaan agar dapat benar-benar mencapai pemahaman bagaimana proses operasional yang dilakukan oleh perusahaan sehingga Anda dapat menentukan alur instruksi dan proses yang akan dicantumkan pada struktur organisasi yang Anda buat.

  1. Menentukan alur instruksi dan proses

Alur instruksi dan proses harus ditentukan pada struktur organisasi. Hal ini dikarenakan agar koordinasi dalam sebuah alur kerja dapat berjalan dengan lancar. Sebagai contoh gambaran alur instruksi dan proses adalah sebagai berikut:

 

Pada contoh struktur organisasi di atas, dapat tergambar secara jelas bahwa jabatan head of HRD memegang alur pemberi instruksi kepada 3 jabatan di bawahnya, yaitu Spv GA, Spv Rec & Dev, dan Spv Personalia. Dengan adanya struktur tersebut sudah cukup jelas jika ada instruksi dari Head of HRD akan ditujukan pada jabatan yang mana, sehingga tidak akan terjadi salah tafsir.

  1. Menetapkan fungsi perencanaan dan fungsi eksekutor

Pada struktur organisasi harus ditentukan peran fungsi perencanaan dan fungsi eksekutor. Mungkin Anda bisa membayangkan bagaimana jika dalam organisasi semua hanya menjalakan fungsi sebagai perencana saja tanpa ada yang melaksanakan. Tentu saja rencana hanya akan menjadi sebuah rencana. Begitu juga sebaliknya, jika seluruh karyawan hanya sebagai pelaksana, maka semuanya akan melaksanakan kerjanya tanpa memiliki tujuan dan target yang jelas. Pada contoh struktur di poin nomor 2, sudah jelas bahwa pimpinan, yaitu Head of HRD akan mengambil fungsi sebagai perencana, sedangkan 3 orang bawahannya akan memegang peran eksekutor. Dengan demikian, fungsi kerja akan menjadi semakin terarah dan kontrol yang dilakukan juga semakin mudah.

  1. Memulai menyusun struktur

Jika Anda sudah mulai memperoleh gambaran dari setiap jabatan, sekarang saatnya menyusun struktur. Dimulai dari struktur secara umum, hingga masuk ke bagian-bagian departemen di perusahaan. Menyusun struktur organisasi harus memperhatikan 5 aspek penting yang telah disebutkan dalam artikel ini. Jangan sampai ada ketidak sesuaian yang dapat menyebabkan suasana lingkungan kerja menjadi tidak kondusif.

  1. Melakukan evaluasi secara berkala

Setelah melakukan penyusunan struktur organisasi, bukan berarti tugas Anda selesai. Anda harus tetap melakukan evaluasi secara berkala. Apakah struktur yang telah Anda susun telah memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja karyawan, ataukah malah membuat kinerja malah menjadi tidak produktiv. Lakukan evaluasi secara berkala, dan segera lakukan diskusi dengan pihak manajemen dan lakukan perbaikan agar permasalahan dapat segera tertangani dengan baik.

Jika Anda masih mengalami kesulitan dalam melakukan penyusunan struktur organisasi, Anda dapat menggunakan jasa konsultan. Ingat, lakukan penyusunan struktur organisasi dengan bijak, dan selalu mengkomunikasikan langkah-langkah yang diambil dengan pihak manajemen.

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>