Penyusunan Job Profile Jabatan Di Perusahaan

Perusahaan merupakan sebuah organisasti yang terstruktur dan sistematis. Dengan demikian, tentu saja ada banyak hal yang dibutuhkan sebagai penunjang perusahaan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu hal yang paling penting adalah administrasi data dalam organisasi, terutama terkait dengan data karyawan, data peraturan perusahan, struktur organisasi, dan data lain terkait dengan kelangsungan dinamika perusahaan. Data-data tersebut sifatnya rahasia, karena jika jatuh ke tangan orang yang salah, data-data tersebut dapat digunakan untuk menjatuhkan perusahaan terkait dalam dunia bisnis.

Ada hal penting yang harus dipelajari dalam melakukan penyusunan sebuah sistem perusahaan selain penyusunan struktur organisasi, yaitu penyusunan job profile jabatan. Dengan adanya job profile jabatan dalam sebuah perusahaan, tentu saja dapat meningkatkan efektifitas kinerja. Jika sebelumnya data terkait dengan struktur organisasi, job description, identitas jabatan, dan target kerja dalam sebuah jabatan tersusun secara terpisah, sehingga membutuhkan banyak tempat untuk menyimpan, maka dengan adanya job profile, Anda hanya perlu menyediakan satu tempat penyimpanan saja, namun sudah mencakup keseluruhan. Bagaimana cara menyusunnya? Ada 6 langkah yang harus ditempuh dalam penyusunan job profile jabatan dalam perusahaan, antara lain:

1. Melakukan analisa jabatan

Analisa jabatan merupakan langkah awal yang cukup panjang untuk melakukan penyusunan job profile. Pada tahap ini, Anda diharuskan untuk mengumpulkan seluruh data terkait dengan suatu jabatan. Data tersebut mulai dari identitas jabatan, sturktur jabatan, lingkup kerja, deskripsi tugas dan tanggung jawab, waktu kerja efektif yang dilakukan, hingga kualifikasi baik dari segi standar pendidikan maupun kompetensi yang dibutuhkan agar dapat menduduki jabatan tersebut. Analisa jabatan harus dilakukan sesuai dengan realita di lapangan. Anda bisa memperoleh data tersebut dengan meminta pemegang jabatan untuk mengisi form analisa jabatan yang telah disiapkan. Pastikan setiap pemegang jabatan melakukan pengisian dengan tepat.

2. Mengumpulkan data-data yang telah diperoleh

Proses pengumpulan data harus dilakukan secara menyeluruh. Jangan sampai ada data yang terlewat. Selain itu, agar penyusunan job profile dapat berjalan dengan lancar, maka sebisa mungkin tetapkan jadwal yang bersamaan pada saat proses pengumpulan agar dapat diproses secara bersamaan. Urutkan data yang sudah Anda peroleh sehingga mudah bagi Anda untuk melakukan pengecekan.

3. Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan

Melakukan wawancara dengan pemegang jabatan perlu dilakukan untuk mengklarifikasi kevalidan data yang telah diperoleh. Jangan sampai data yang diberikan tidak sesuai dengan fakta yang ada di lapangan sehingga dapat memunculkan gap antara realita di lapangan dengan job profile jabatan yang Anda susun. Selain itu, dengan data yang sesuai, tentu akan semakin memberikan kemudahan bagi Anda dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu, seperti rekrutmen dan seleksi calon karyawan, menentukan perencanaan training, dan menentukan kebutuhan kerja untuk memfasilitasi karyawan pemegang jabatan.

4. Melakukan revisi dan penambahan data

Jika ada ketidak sesuaian, sebelum dilakukan penyusunan job profile lakukan revisi dan melengkapi data yang kurang. Dengan melakukan revisi di awal Anda akan lebih mudah melakukan pencarian data, dibandingkan ketika ditengah-tengah Anda melakukan proses penyusunan.

5. Melakukan penyusunan data valid

Menyusun data valid yang telah diperoleh dari setiap pemegang jabatan. Pastikan poin penting yang harus diketahui oleh pemegang jabatan tercantum dalam job profile yang Anda susun. Kelompokkan job profile yang Anda susun per departemen, sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pencarian. Informasi inti yang harus dicantumkan adalah sebagai berikut:

• Identitas jabatan
• Fungsi jabatan
• Struktur organisasi dalam departemen jabatan terkait (minimal mencantumkan 1 jabatan di atas dan 1 jabatan di bawah)
• Deskripsi tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan
• Level kompetensi yang dibutuhkan
• Target kerja yang menjadi indikator keberhasilan pemegang jabatan
• Spesifikasi jabatan yang harus ditepati oleh pemegang jabatan

6. Melakukan evaluasi secara berkala

Jika job profile jabatan sudah Anda selesaikan, jangan lupa untuk tetap melakukan evaluasi secara berkala. Hal ini dikarenakan sangat memungkinkan terjadi perubahan kondisi seiring dengan perubahan kebutuhan dari perusahaan, sehingga alat yang Anda ciptakan harus segera disesuaikan. Misalkan saja, dulu saat awal perusahaan berdiri masih belum menetapkan untuk jabatan manager marketing harus menguasai bahasa Inggris aktif. Namun sekarang, karena kebutuhan perusahaan dan banyaknya customer perusahaan yang berasal dari luar negeri, akhirnya mau tidak mau spesifikasi jabatan manager marketing harus ditingkatkan, yaitu harus menguasai bahasa Inggris aktif.

Pada dasarnya, penyusunan job profile suatu jabatan membantu Anda untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Mungkin Anda bisa membayangkan jika sewaktu-waktu Anda dipanggil oleh pihak manajemen harus mengajukan data terkait dari jabatan di perusahaan, tentu Anda akan kerepotan jika semua data terpisah. Berbeda jika Anda sudah menerapkan job profile pada setiap jabatan. Anda dapat memperoleh data lebih cepat. Selain itu, job profile bukan hanya sekedar data yang Anda simpan semata dan sifatnya rahasia. Namun job profile merupakan acuan bagaimana nantinya perusahaan menentukan sumber daya manusia yang tepat. Oleh sebab itulah job profile harus benar-benar disusun berdasarkan kondisi di lapangan.