Hubungi Kami

021-7363764
021-7355243
08 5678 19191 (Whatsapp) 0896 7373 8953 (Whatsapp)

4 Cara Efektif Menyusun Job Description

Dalam sebuah perusahaan, dapat dipastikan selain harus memiliki struktur organisasi juga harus memiliki job description atau biasa dikenal dengan deskripsi pekerjaan. Hal ini dikarenakan agar setiap karyawan pemegang jabatan mampu memahami tugas dari masing-masing jabatannya. Dalam menyusun job description tidak dapat dilakukan secara asal. Harus sesuai dengan perhitungan beban kerja sekaligus analisa jabatan yang telah dilakukan. Pada artikel sebelumnya telah dibahas mengenai bagaimana cara melakukan analisa jabatan secara efektif dalam penyusunan job profile jabatan. Beberapa poin penting dalam langkah tersebut adalah:

  1. Mengenali kondisi lapangan
  2. Bekerjasama dengan pihak terkait (masing-masing pemegang jabatan)
  3. Mencatat data riil kondisi di lapangan terkait dengan aktivitas pemegang jabatan
  4. Melakukan observasi lapangan

Berdasarkan 4 langkah penting pada analisa jabatan, tentu saja Anda akan memperoleh banyak data yang dapat digunakan untuk melengkapi sistem di dalam perusahaan. Sistem tersebut bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengatur karyawan yang bekerja di dalamnya. Pencapaian tujuan perusahaan tidak hanya berdasarkan performa kerja karyawan saja, melainkan juga dipengaruhi oleh sistem kerja yang terbentuk di dalamnya.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki karyawan dengan performa kerja yang memuaskan. Namun ternyata tempat Anda bekerja masih belum terbentuk sistem kerja yang memadai, seperti sistem penggajian yang tidak jelas, sistem perhitungan lembur yang tidak sesuai undang-undang, hingga job description yang tidak sesuai. Maka tidak menutup kemungkinan karyawan tersebut hanya bekerja dalam jangka waktu yang sebentar saja. Bukan berarti tidak loyal, namun Anda perlu melakukan evaluasi sistem kerja di tempat Anda bekerja.

Untuk menyusun Job description agar menghemat waktu, maka dapat dilakukan bersamaan dengan analisa jabatan. Namun demikian, jika memang tidak memungkinkan, maka Anda dapat meminta setiap karyawan atau penanggung jawab setiap jabatan untuk mengisi form terkait aktivitas dan tanggung jawab apa saja yang mereka selesaikan. Aktivitas dan tanggung jawab tersebut dikelompokkan berdasarkan tugas rutin (daily activity), tugas tambahan, tugas mingguan, tugas bulanan, dan tugas tahunan. Dengan demikian dapat diperoleh secara mendetail job description apa saja yang harus dikerjakan oleh karyawan yang bersangkutan.

Langkah-langkah menyusun job description

  1. Mengumpulkan data terkait pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya

Berikut ini merupakan contoh form yang dapat digunakan untuk mencatat seluruh kegiatan masing-masing pemegang jabatan.

Pada tabel tersebut hanya berisikan rincian aktivitas saja, namun Anda juga bisa menambahkan waktu penyelesaian pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

  1. Melakukan rekap job description

Setelah memperoleh data terkait, segera Anda lakukan rekap. Rekap tersebut bukan berarti menulis ulang apa yang dituliskan oleh karyawan bersangkutan. Namun pada proses ini Anda harus mengolah dalam bentuk deskripsi jabatan dengan bahasa yang formal dan mudah untuk dipahami. Sebagai contoh:

Kalimat pada data:

Membuat laporan pengeluaran dan pemasukan dalam satu hari, mengirimkan tagihan pada customer, mengeluarkan uang lembur ke personalia.

Kalimat job description:

Melakukan rekap terhadap situasi keuangan perusahaan (pemasukan, pengeluaran, dan pembiayaan kebutuhan karyawan)

Melakukan pengecekan dan pengiriman tagihan setiap hari untuk memastikan tidak ada kegiatan transaksi yang terlewat

  1. Mengkomunikasi job description kepada setiap pemegang jabatan

Rekap yang telah Anda susun harus dikomunikasikan kepada pemegang jabatan terkait untuk melakukan uji kebenaran apakah job description yang telah Anda susun sudah sesuai atau belum. Jika ada hal yang dinilai masih belum sesuai maka perlu dilakukan revisi. Namun jika dinilai sudah sesuai, maka Anda dapat meminta persetujuan kepada pemegang jabatan dan manajemen

  1. Meminta persetujuan pemegang jabatan dan manajemen

Pada tahapan ini bertujuan bukan hanya sekedar menunjukkan bahwa perusahaan telah memiliki job description pada setiap jabatannyanya. Namun persetujuan tersebut lebih mengarah kepada legalitas penerapan job description sekaligua langkah melakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan di perusahaan. Sehingga kedepannya nanti tidak terjadi karyawan yang bekerja serabutan tanpa mengenal target kerjanya masing-masing.

Cara Melakukan Sosialisasi Job Description

Sosialisasi sangat penting agar setiap karyawan memiliki pemahaman terhadap tugasnya masing-masing. Tidak hanya sekedar menyelesaikan tugasnya saja, namun juga paham terhadap target apa yang harus ia capai. Ada beberap cara yang dapat dilakukan, antara lain:

  1. Menyampaikan kepada atasan masing-masing

Cara yang cukup praktis namun efektivitasnya masih sangat dipengaruhi oleh kompetensi atasan terkait. Sehingga masih diperlukan control dari HRD agar job description benar-benar dipahami oleh masing-masing pemegang jabatan.

  1. Menggunakan metode coaching & counseling

Metode ini dinilai cukup efektif untuk memastikan pemahaman dari karyawan terkait job description masing-masing. Namun demikian, dalam prosesnya, metode ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Terlebih jika tim yang dibentuk untuk melakukan couching & counseling memiliki jumlah yang terbatas.

Incoming search terms:

cara membuat job desciption,cara membuat job descrption,cara membuat jobdesk,cara mengisi job description evaluasi,contoh form job desk,kalimat job description

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>