Hubungi Kami

021-7363764
021-7355243
08 5678 19191 (Whatsapp) 0896 7373 8953 (Whatsapp)

Cara Melakukan Man Power Planning Dengan Mudah

Seiring berjalannya waktu, perusahaan yang berkembang akan terus melakukan upaya untuk memaksimalkan proses bisnis yang akan dijalankan. Salah satu hal yang berperan penting dalam hal ini adalah memperoleh talenta yang memadai, yang dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Talenta tersebut termasuk keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan untuk menjalankan berbagai aktifitas termasuk dalam pengambilan keputusan. Hal yang paling penting adalah bagaimana semua akses yang memiliki kaitan erat dengan talenta dapat dipertimbangkan dengan baik.

Memulai Man Power Planning

Ada beberapa hal penting yang harus dipenuhi agar man power planning dapat dimulai, yaitu:

  1. Memperoleh dukungan dari senior leader

Saat melakukan man power planning, anda tidak dapat melakukannya secara sendirian. Anda harus memperoleh dukungan dari berbagai macam pihak. Mulai dari pihak atasan terutama, serta bawahan dan juga rekan dengan jabatan yang setara.

  1. Mengkomunikasikan kepada pihak manajemen

Untuk memperoleh dukungan, tentu saja program man power planning perlu dilakukan pengkomunikasian kepada pihak manajemen. Selain itu, hal terkait lainnya adalah jumlah yang diperoleh dari hasil perhitungan man power planning nantinya akan digunakan oleh manajemen sebagai dasar pengembailan keputusan terkait dengan anggaran gaji dan kesejahteraan karyawan.

  1. Membentuk tim kerja untuk melakukan perhitungan kebutuhan SDM di berbagai fungsi

Melakukan man power planning diperlukan data yang sifatnya kompleks. Sehingga sangat sulit jika Anda hanya bekerja seorang diri. Oleh karena itu, perlu dibentuk sebuah tim yang berfungsi untuk mempermudah pengumpulan data.

  1. Menyusun perencanaan

Melakukan perencanaan agar man power planning dapat terselesaikan tepat waktu. Proses penyusunan perencanaan dapat berupa pembagian tugas anggota tim kerja, waktu pengumpulan hasil observasi, waktu pengumpulan hasil perhitungan kerja, waktu pengumpulan data terkait dan lain sebagainya segala hal yang dapat mendukung terlaksanakannya proses man power planning.

  1. Menampung kritik dan saran guna pengembangan program

Menampung kritik dan saran tetap harus dilakukan guna pengembangan program. Hal ini bertujuan agar program yang telah dijalankan dapat berfungsi secara efektif dan efisien sehingga diperoleh hasil sesuai dengan harapan.

Tahapan Man Power Planning

Man power planning meurpakan perhitungan yang harus dilakukan secara mendalam, sehingga diperoleh angka untuk menentukan jumlah karyawan yang sesuai dalam sebuah fungsi. Artinya, untuk memperoleh hasil perhitungan yang sesuai, maka diperlukan analisa yang matang. Berikut ini merupakan tahapan analisa yang harus dilakukan:

  1. Supply Analysis

Pada analisa ini, bertujuan untuk melihat kebutuhan apa yang mungkin muncul dari setiap fungsi jabatan. Kebutuhan tersebut dapat berupa pengelompokan level jabatan, keterampilan yang dibutuhkan, penyebaran karyawan yang mungkin dapat dilakukan, dan tren yang muncul di antara karyawan. Seluruh analisa tersebut adalah analisa yang dilakukan terhadap karyawan yang sudah ada di dalam perusahaan.

  1. Demand Analysis

Pada analisa ini, merupakan bentuk analisa permintaan berdasarkan kebutuhan pada setiap fungsi jabatan. Sehingga diperoleh beberapa analisa berupa keterampilan, pola pembagian kerja, dan tindakan antisipasi yang mungkin dilakukan terhadap peningkatan maupun penurunan beban kerja. Dimana analisa tersebut dilakukan untuk melihat apakah kebutuhan tenaga kerja perusahaan dapat terpenuhi sesuai dengan permintaan yang muncul dan kondisi riil di lapangan.

  1. Gap Analysis

Pada analisa ini untuk mengetahui ketidaksesuaian penyebaran tenaga kerja dengan cara membandingkan antara data kebutuhan dengan data permintaan serta kesesuaian dengan realita di lapangan. Pada bagian ini, terdapat analisa yang cukup kompleks. Selain untuk melihat jumlah kebutuhan karyawan yang sesuai, mengidentifikasi kebutuhan penyebaran karyawan yang dibutuhkan, serta mengidentifikasi kebijakan yang dibutuhkan pada tiap fungsi jabatan.

  1. Strategy Development

Menentukan strategi pengembangan yang dapat diterapkan. Adapun strategi tersebut antara lain adalah perekrutan karyawan, perubahan organisasi, pengembangan kebijakan perusahaan (seperti prosedur pengajuan penambahan atau pengurangan karyawan, penghitungan gaji), dan pengembangan karyawan dengan pelatihan. Tentunya, strategi tersebut harus dilakukan secara konsisten dan mendapatkan dukungan dari manajemen agar dapat berjalan dan berfungsi secara optimal.

Cara Melakukan Perhitungan Man Power Planning

Berikut ini merupakan contoh data target dan jumlah tenaga kerja pada perusahaan X dari tahun 2010 hingga 2014:

Berapakah jumlah karyawan yang dibutuhkan pada tahun 2015 dan tahun 2016 jika target jumlah penjualan tahun 2015 sebesar 4500 dan pada tahun 2016 sebesar 5000?

Rumus: jumlah penjualan : jumlah karyawan = kapasitas produksi

Sehingga dapat dilakukan perhitungan

Tahun 2015:

Jumlah penjualan : 4500

Kapasitas produksi : 21.8 (diambil dari tahun terakhir)

Jumlah karyawan = jumlah penjualan : kapasitas produksi

Jumlah karyawan = 4500 : 21.8

Maka diperoleh hasil 205.875 dibulatkan menjadi 206 orang karyawan

Tahun 2016:

Jumlah penjualan : 5000

Kapasitas produksi : 21.8 (diambil dari tahun terakhir)

Jumlah karyawan = jumlah penjualan : kapasitas produksi

Jumlah karyawan = 5000 : 21.8

Maka diperoleh hasil 228.75 dibulatkan menjadi 229 orang karyawan

Dengan melakukan perhitungan tersebut, maka dapat diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan saat terjadi peningkatan target kerja. Namun demikian, dengan perhitungan tersebut Anda tidak dapat langsung melakukan penambahan karyawan. Anda harus melakukan analisa mendalam terkait bagian atau fungsi jabatan manakah yang memiliki tingkat kebutuhan paling tinggi.

Replacement Management

Setelah melakukan perhitungan jumlah karyawan yang sesuai untuk menduduki suatu fungsi jabatan, maka langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah replacement management. Ada 2 buah langkah yang dapat dilakukan pada proses ini, yaitu:

  1. Long term succession

Dilakukan dengan cara memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat meningkatkan kemampuannya untuk menjalankan fungsi jabatan yang ia pegang dan memungkinkan untuk ditugaskan pada level jabatan yang lebih tinggi di masa mendatang.

  1. Short term emergency replacement

Perubahan fungsi karyawan, mulai dari mengeluarkan karyawan karena tidak mampu menjalankan tugasnya, mengganti fungsi jabatannya sesuai dengan minat, kemampuan, dan latar belakang pendidikan.

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>